Puntos claves para afrontar una Inspección de Trabajo

Ante la visita de un inspector de trabajo o subinspector de empleo nos surge la duda de cómo debemos actuar y comportarnos ante la misma. En el caso de que su empresa sea objeto de una Inspección de Trabajo, conviene repasar muy bien, con carácter previo a cualquier comparecencia por poco trascendente que pueda parecer, toda la documentación que se aportará y que la misma sea supervisada por asesores o expertos con conocimientos adecuados sobre la materia.

Como ya sabrá, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social tiene atribuida legalmente, entre otras, las funciones de vigilancia del cumplimiento de las normas de orden social, así como la competencia para exigir las responsabilidades que se deriven de su incumplimiento. Además las comunidades autónomas con competencias legislativas plenas en el orden social también pueden atribuir funciones inspectoras a funcionarios distintos habilitados al efecto.

Ante la visita de un inspector de trabajo o subinspector de empleo nos surge la duda de cómo debemos actuar y comportarnos ante la misma:

¿Cómo debo actuar ante una Inspección de Trabajo? ¿Qué documentos necesito para no tener ningún problema? ¿Puede estar mi asesor laboral en la inspección? Estas preguntas y muchas más nos encargaremos de responderlas en esta circular sobre cómo afrontar una Inspección de Trabajo en su oficina o empresa.

Inicio inspección

En primer lugar es necesario saber que no necesariamente se necesita una denuncia de un exempleado o una persona ajena a la empresa para recibir una inspección de trabajo. Tampoco tiene porqué estar informado con un preaviso por parte del inspector o subinspector para dicha inspección.

La función de los inspectores es controlar y vigilar que las empresas y trabajadores cumplan con las responsabilidades administrativas que exige la ley y de asesorar e informar a los mismos en materia laboral y Seguridad Social, por lo que cualquier empresa puede recibir en cualquier momento una visita tanto esperada como inesperada de un inspector de trabajo, o subinspector de empleo.

Por ello, cualquier empresa o negocio puede ser susceptible de recibir la visita de un inspector de trabajo, sin necesidad de que haya un preaviso.

El Inspector sólo podrá inspeccionar el centro de trabajo tras su identificación (salvo en casos excepcionales debidamente justificados en que considere que identificarse puede suponer perjudicar la investigación de hechos ilícitos). Durante la visita al centro de trabajo el empresario o su representante podrán acompañar al Inspector.

La empresa está obligada a facilitar la acreditación de toda aquella persona que se encuentre en el centro de trabajo cuando el Inspector de Trabajo se persone en él.

Como responsable de un centro de trabajo, oficina o empresa, no puede negarse a la inspección que lleve a cabo un inspector de trabajo. Está obligado a dejarles proceder en su tarea y el mismo inspector puede ver cada uno de los espacios del centro de trabajo, así como solicitar que un empleado le acompañe en la Inspección.

El inspector actúa en representación de la autoridad y si se le impide la entrada en la empresa, puede reclamar ayuda policial para que le facilite su entrada por la fuerza.

Atención. Cabe destacar que, si tiene su centro de trabajo o trabaja en su propio domicilio, puede negarse a una Inspección de Trabajo y de no autorizar la Inspección, el inspector o los órganos de Administración Pública requerirían una autorización judicial.

Ahora bien, recuerde que los inspectores de trabajo pueden presentarse en las instalaciones de su empresa o local sin que sea necesario que le haya preavisado.

Si se encuentra en esta situación, solicite su identificación (disponen de un carné que acredita su cargo) y actúe así:

• Permita la entrada y facilite la revisión física del espacio de trabajo. El inspector podrá, por ejemplo, pedirle acceso al almacén (para verificar que cumple con las medidas de seguridad).
• El inspector también podrá interrogar o solicitar la identificación de todo su personal (para verificar que están dados de alta o que, si son extranjeros, disponen de la autorización para trabajar).

Atención. Los inspectores de trabajo se pueden presentar en nuestras instalaciones sin haber preavisado con antelación. En caso de que esto ocurra, se deberá notificar la situación inmediatamente al director de recursos humanos o al responsable del centro de trabajo.

Pautas a seguir con la Inspección de Trabajo

En el momento de recibir la visita del inspector se deben tener en cuenta los siguientes puntos a la hora de atender a la Inspección:

• Mostrar una actitud colaboradora
• Mantener la calma
• Cuanto mayor es el ámbito de actuación inspectora mayor también es el riesgo de detectar irregularidades sancionables: No debemos favorecer que nuestro comportamiento o actuación haga que el órgano inspector decida ampliar el ámbito inicial de sus actuaciones comprobatorias por cuanto eso amplía exponencialmente el riesgo de detectar irregularidades en nuestra empresa.
• Preparar adecuadamente las comparecencias: Conviene repasar muy bien, con carácter previo a cualquier comparecencia por poco trascendente que pueda parecer, toda la documentación que se aportará y que la misma sea supervisada por abogados, asesores o personas con conocimientos adecuados sobre la materia. En el caso de no conocer los procedimientos o algunos de los documentos, recomendamos consultar a su asesor laboral para que le pueda ayudar a obtener los documentos necesarios para poder pasar con éxito una Inspección de Trabajo.
• Comparecer representado por un asesor experto en la materia: Aunque no resulta exigible ni legalmente obligatorio, resulta altamente imprudente que el propio empresario comparezca personalmente ante el inspector actuante. Es aconsejable que se delegue esta facultad en un experto asesor cualificado quien no sólo estará más acostumbrado a la dinámica de la Inspección de Trabajo sino que además podrá defender cualquier asunto que se plantee con más argumentos técnicos.
• Especialmente escrupuloso debe ser el empresario si la Inspección de Trabajo viene provocada por un accidente de trabajo: La empresa tiene la obligación de efectuar una Investigación del accidente acontecido, pero la legislación no establece un plazo concreto para elaborar la misma por lo que a pesar de la insistencia y comentarios del Inspector actuante la empresa debe tomarse el tiempo que resulte necesario para realizar la investigación. Lo que se refleje en esa investigación de accidente pasará a constituir una auténtica declaración de la empresa a los efectos de fijar los hechos del accidente y establecer los posibles incumplimientos, pudiendo ser incluso utilizada en las diligencias penales que se puedan abrir a raíz del siniestro. Por ello no debe entregarse ningún documento y en especial la Investigación de accidente sin haber sido supervisada y autorizada por el asesor de la empresa.

Terminación de la Inspección

Las conclusiones del Inspector, serán trasladadas tanto al empresario como al delegado en prevención, entregando requerimiento de subsanación, en caso de no presentar toda la documentación solicitada, se abrirá un Acta de Infracción y una propuesta de sanción.

Las actuaciones comprobatorias a un mismo sujeto no pueden dilatarse por más de 9 meses ni interrumpirse por más de 5 meses, salvo que la dilación o interrupción sea imputable al propio sujeto inspeccionado.

Sobre este plazo de 9 meses se establecen una serie de excepciones que permiten ampliar el citado plazo por otro periodo que no excederá de otros nueve (hasta un total de 18 meses), como son:

1. Cuando las actividades de inspección revistan especial dificultad y complejidad. Se entiende que se produce atendiendo al volumen de operaciones del sujeto obligado, por la dispersión geográfica de sus actividades, y en aquellos otros supuestos que indique una norma reglamentaria.
2. Cuando en el transcurso de las mismas se descubra que el sujeto inspeccionado ha obstruido u ocultado al órgano inspector alguna de sus actividades o de las personas que las desempeñen.
3. Cuando la actuación inspectora requiera de cooperación administrativa internacional.

Para la imposición de sanciones por infracciones administrativas en el orden social es obligatoria la tramitación previa de un expediente comprobatorio.

Tras el expediente comprobatorio el Inspector de Trabajo suele concluir sus  actuaciones con alguna de las siguientes decisiones:

• Considerando que no hay ninguna irregularidad y archivando las actuaciones.
• Requiriendo a la empresa para que en un plazo determinado solvente las irregularidades sin proposición de sanción.
• Proponiendo una sanción a través de la correspondiente Propuesta de Acta de Infracción y/o proponiendo también Acta de Liquidación de cuotas derivada de los posibles incumplimientos detectados en materia de cotización.
• En la investigación de accidente de trabajo puede además proponer la imposición a la empresa de un Recargo de Prestaciones.
• Promoviendo de oficio actuaciones que corrijan las omisiones o incumplimientos de la empresa.
• Proponiendo al organismo que corresponda la suspensión o cese en el pago de prestaciones.
• Ordenando la paralización de trabajos o tareas si considera que hay riesgo grave e inminente para la seguridad y salud de los trabajadores.
• Proponiendo a su jefatura la formulación de demanda de oficio ante la Jurisdicción Social.

Atención. Los hechos constatados por los funcionarios actuantes en las actas de liquidación o propuestas de sanción tienen presunción de certeza, salvo prueba en contrario, es decir le va a corresponder a la empresa acreditar que lo que el funcionario actuante manifiesta haber constatado no era verdad o era diferente a como recoge en sus actuaciones.

Frente a la propuesta de sanción o de liquidación formulada por el Inspector de Trabajo la empresa podrá formular las alegaciones correspondientes en el plazo de 15 días desde su notificación.  A su vez, frente a la resolución que resuelva sobre las mismas podrá la empresa formular Recurso de Alzada en el plazo de un mes desde su notificación.

Concluida la fase administrativa si la resolución que resuelve el Recurso ratificara la sanción o el Acta de Liquidación de cuotas la misma podrá ser recurrida en vía jurisdiccional ante los Tribunales de Justicia.

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