¿Qué hacer con los libros y documentos tras la liquidación de una sociedad?

Liquidar una sociedad no significa simplemente echar el cierre y olvidarse. Existe una obligación legal esencial que muchas empresas descuidan y que puede bloquear la cancelación en el Registro Mercantil: la conservación de los libros y documentos societarios.

Liquidar una sociedad: no todo termina ante notario

Muchas empresas creen que con firmar la escritura de extinción ante notario y presentarla en el Registro Mercantil, ya han terminado todos los trámites. Pero no es así. La Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, en su Resolución de 14 de enero de 2025, recuerda una obligación ineludible para los liquidadores: el depósito o la asunción formal de la conservación de los libros y documentos de la sociedad.

¿Qué exige el Registro Mercantil?

Para que se proceda a la cancelación registral de una sociedad disuelta, los liquidadores deben cumplir una de estas dos obligaciones:

1. Depositar los libros y documentos de la sociedad en el Registro Mercantil,

   o bien,

2. Asumir expresamente en la escritura la responsabilidad de conservarlos durante seis años, contados desde la fecha de cancelación registral.

⚠️ Ojo: Si no existen libros porque nunca hubo actividad, o si se han extraviado, también debe reflejarse en la escritura. El silencio documental no sirve.

¿Qué dice la normativa?

Este requisito se fundamenta en:

• Artículo 247.5 del Reglamento del Registro Mercantil (RRM), que regula las obligaciones del liquidador al disolver una sociedad.
• Artículo 30 del Código de Comercio, que obliga a conservar durante seis años los libros, correspondencia y documentación mercantil.

Estos preceptos siguen siendo aplicables incluso después de extinguirse la sociedad.

¿Qué ocurre si se olvida este paso?

En la resolución citada, la cancelación registral fue denegada porque la escritura no contenía ni el depósito de los libros ni ninguna mención a su conservación o inexistencia. Un simple olvido formal fue suficiente para bloquear todo el proceso de cierre societario.

Liquidar una sociedad es también custodiar su historia

Cerrar una empresa no es borrar su pasado. Es asumir el compromiso de custodiar su memoria documental durante el tiempo que marca la ley.

Un error en este punto no solo puede retrasar el cierre, sino también exponer al liquidador a requerimientos, responsabilidades y bloqueos registrales.

¿Tienes dudas sobre cómo cerrar correctamente una sociedad?

En nuestro despacho podemos ayudarte a:

• Redactar correctamente la escritura de disolución y liquidación.
• Verificar si cumples con la normativa sobre conservación de libros.
• Evitar errores formales que puedan impedir el cierre definitivo.

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