¿Qué datos son obligatorios en una factura?

La facturación es una de las actividades más importantes para cualquier negocio. Este documento es mucho más que un simple recibo de compra; es un instrumento legal y fiscal que asegura la transparencia de las operaciones comerciales. Sin embargo, muchos desconocen qué información es obligatoria incluir en una factura, tanto en su formato tradicional como electrónico.

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento que formaliza una transacción comercial. En ella se especifican los bienes o servicios intercambiados, el precio de cada uno, los impuestos aplicables y otros detalles clave. Sirve como:

• Prueba legal de la operación realizada.
• Documento fiscal para calcular impuestos como el IVA o el IRPF.
• Herramienta contable para registrar ingresos y gastos en las cuentas de un negocio.

Sin una factura adecuada, tanto compradores como vendedores pueden enfrentar problemas legales y fiscales.

¿Qué tipos de facturas existen? 

• Factura tradicional. Es la factura en formato físico (papel) o en un archivo no certificado como Word o Excel. Aunque sigue siendo válida, su uso ha disminuido debido a la digitalización.
• Factura electrónica. Se trata de un formato digital que cumple con requisitos específicos de seguridad, como la firma digital. Es más eficiente y ecológica y se ha convertido en la norma en muchas transacciones, especialmente con administraciones públicas. Además, tras la aprobación de la Ley Crea y Crece, se implantará la facturación electrónica obligatoria; a la espera de la aprobación de la normativa para que comience la implantación de manera escalada.

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¿Qué debe incluir una factura? 

En España, el Real Decreto 1619/2012 establece las obligaciones de facturación, definiendo los elementos esenciales que deben incluir todas las facturas. Estas normativas aplican tanto a autónomos como a empresas y garantizan la legalidad del documento frente a Hacienda.

Datos obligatorios en una factura

1. Datos de identificación del emisor. Incluyen el nombre o razón social, NIF (Número de Identificación Fiscal) y domicilio fiscal de la persona o empresa que emite la factura.
2. Datos de identificación del receptor. El nombre o razón social, NIF y dirección del cliente o empresa receptora también son obligatorios.
3. Número de factura. Debe ser único y consecutivo, lo que facilita la trazabilidad del documento.
4. Fecha de emisión. Indica el día en que se emitió la factura.
5. Desglose de bienes o servicios. Es fundamental detallar los productos o servicios prestados, incluyendo cantidad, descripción y precio unitario.
6. Base imponible, IVA y total. Debe incluirse el desglose de impuestos (IVA) aplicables y el importe total a pagar.

Requisitos adicionales de una factura electrónica

• Firma digital: garantiza que el documento no ha sido alterado y autentica al emisor.
• Formato estructurado: XML, Facturae, o PDF con firma digital, entre otros.
• Conservación electrónica: debe almacenarse en un formato seguro que garantice su legibilidad a lo largo del tiempo.

Emitir facturas correctas y conforme a la normativa es una responsabilidad esencial para cualquier negocio. Conocer los requisitos legales te protege de sanciones y mejora la profesionalidad de tu empresa.