Cuidado con los pagos en efectivo: limitaciones y criterios de Hacienda

Si realiza trabajos de rehabilitación, albañilería, etc., y cobra en efectivo, sepa que existen limitaciones a esta práctica…

La Ley 7/2012 de prevención y lucha contra el fraude prohíbe los pagos en efectivo (en metálico o cheque al portador) por importe igual o superior a 2.500 euros o su contravalor en moneda extranjera:

• La limitación no se aplica si las dos partes son particulares. Así pues, una de ellas debe ser empresario o profesional.
• El límite es de 15.000 euros si el pago lo realiza un particular no residente en España.
• Si se incumple esta limitación, Hacienda puede imponer una multa del 25% del importe pagado en efectivo, pudiendo imponerla tanto a quien paga como a quien cobra, o a ambos (aunque quien denuncia los hechos no es sancionado).

A efectos del cálculo de las cuantías indicadas, se sumarán los importes de todas las operaciones o pagos en que se haya podido fraccionar la entrega de bienes o la prestación de servicios.

Se entenderá por efectivo los medios de pago definidos en el artículo 34.2 de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. En particular, se incluyen:

• El papel moneda y la moneda metálica, nacionales o extranjeros.
• Los cheques bancarios al portador denominados en cualquier moneda.
• Cualquier otro medio físico, incluidos los electrónicos, concebido para ser utilizado como medio de pago al portador.

Respecto de las operaciones que no puedan pagarse en efectivo, los intervinientes en las operaciones deberán conservar los justificantes del pago, durante el plazo de cinco años desde la fecha del mismo, para acreditar que se efectuó a través de alguno de los medios de pago distintos al efectivo. Asimismo, están obligados a aportar estos justificantes a requerimiento de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Esta limitación no resultará aplicable a los pagos e ingresos realizados en entidades de crédito.

Si por cualquier motivo una administración pidiera justificar un pago en efectivo, es posible acreditarlo con los siguientes documentos:

• Un recibo
• Las cartas de pago suscritas o validadas por órganos competentes o entidades autorizados para recibir el pago
• Certificaciones acreditativas del ingreso
• Cualquier otro documento que tenga el carácter de justificante de pago para Hacienda

Asimismo, Hacienda ha establecido algunos criterios:

• Si en una misma factura se documentan varias entregas de bienes o servicios independientes, la limitación sólo afecta a las operaciones con importe a partir de 2.500 euros. De este modo, si en una factura de 4.000 euros se incluyen dos operaciones independientes de 2.000 euros cada una, dicha factura puede ser satisfecha en efectivo.
• En operaciones de tracto sucesivo (alquileres, contratos de suministro, cuotas de asesoría, etc.) debe tenerse en cuenta el momento en el que son exigibles los pagos según contrato, así como su importe. Si el pago exigible en cada cuota (por ejemplo, la mensualidad del alquiler) es menor a 2.500 euros, puede pagarse en efectivo.
• Las operaciones de 2.500 euros o más no pueden pagarse parcialmente en efectivo, aunque lo pagado en metálico no alcance dicho límite. Tampoco puede procederse de este modo aunque el pago de una parte quede aplazado.

Ejemplo:

Su empresa ha vendido una máquina a un cliente por 8.000 euros. El comprador le ofrece pagarle 2.400 euros en efectivo y el resto mediante transferencia bancaria. ¡Atención! Pues bien, no se la juegue. Si Hacienda se entera de dicha venta le podría imponer una sanción del 25% del importe cobrado en efectivo, es decir, 600 euros (2.400 x 25%).

Casos particulares

1.Pago de nóminas por empresario o profesional

Se plantea si se encuentra sometido a las limitaciones al pago el abono por un empresario de la nómina mensual a su empleado que asciende a 3.000 euros.

Se trata de una prestación de servicios (operación) en la que una de las partes intervinientes actúa en calidad de empresario o profesional, por lo que se encuentra sometido a la prohibición de pago en efectivo si su importe es igual o superior a 2.500 euros.

El art. 29.4 del Texto Refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores (aprobado por Real Decreto Legislativo 1/1995, de 24 de marzo) permite que el pago se efectúe en efectivo («en moneda de curso legal»), pero si su importe es igual o mayor de 2.500 euros esta posibilidad se verá limitada por el art. 7 de la Ley 7/2012.

El pago a cada trabajador se trata de una operación distinta, por lo que el límite se aplica a cada uno de los trabajadores y no al total de las nóminas pagadas por la empresa. Así, si un empresario paga a algunos trabajadores una nómina inferior a 2.500 euros y a otros una cantidad superior a ese importe, sólo se encuentra sometido a la limitación a los pagos en efectivo por estas últimas nóminas.

2.Pago de recibos en las oficinas de correos

Se plantea si son de aplicación las limitaciones a los pagos en efectivo a los pagos de recibos en las oficinas de Correos. Se señala que estos pagos suelen corresponder fundamentalmente a suministros de servicios (agua, electricidad, gas, etc.).

El servicio de cobro consiste en que los clientes que lo deseen pueden acudir a las oficinas de Correos a realizar determinados tipos de pagos, que normalmente son suministros.

Cuando se trate del pago de suministros, el perceptor de los pagos será una persona o entidad que actúa en calidad de empresario o profesional, y que se encuentra sujeta a las limitaciones a los pagos en efectivo. Las oficinas de Correos, al actuar en nombre y por cuenta de los cobradores, deberán atenerse a las limitaciones que la Ley impone a sus mandantes. Luego, las oficinas de Correos no podrá admitir el cobro en efectivo si el importe de la operación es de cuantía igual o superior a 2.500 euros.

3.Pago efectivo en cuenta bancaria del destinatario del pago

Se plantea si los clientes de una empresa pueden satisfacer en efectivo los pagos superiores a 2.500 euros en la cuenta bancaria de la empresa, cuando queda identificada la persona o entidad que realiza el ingreso y la operación o número de factura.

El artículo 7.Uno.5 establece que la limitación a los pagos en efectivo no resultará aplicable a los pagos e ingresos realizados en entidades de crédito. Por tanto, si el cliente efectúa el ingreso superior a 2.500 euros directamente en la cuenta bancaria que le indica la empresa, identificando la operación o número de factura a que se refiere el pago y la persona que realiza la imposición en efectivo, no se incumplen las limitaciones a los pagos en efectivo.

Ambos intervinientes, pagador y receptor, deberán conservar los justificantes del pago durante el plazo de cinco años desde la fecha del mismo (art. 7.Uno.4 de la Ley 7/2012).

4.Pago en efectivo de tributos y sanciones

Se plantea si puede pagarse en efectivo en la caja de una Corporación Local un tributo o una multa cuyo importe supera los 2.500 euros.

La relación jurídico-tributaria es el conjunto de obligaciones y deberes, derechos y potestades originados por la aplicación de los tributos (art. 17.1 LGT), por lo que no se trata propiamente de una operación, sino del ejercicio de una potestad pública que determina el pago de una obligación de derecho público ex lege. Lo mismo puede decirse de las multas o sanciones pecuniarias derivadas de infracciones de Derecho público.

Por consiguiente, en el caso de que la normativa de los tributos locales no establezca un medio de pago específico de un tributo y permita los pagos por Caja, se podrían realizar el pago en efectivo, aunque superase los 2.500 euros.

5.Fianza pagada en efectivo

En el caso de alquileres, esta norma es aplicable cuando alguna de las partes sea una SA o una SL. Y también lo es en los arrendamientos de local (ya que el arrendatario será un empresario o profesional), o cuando el propietario gestiona el alquiler como una actividad económica.

Pues bien, respecto a la fianza, si ésta es depositada en el organismo correspondiente de la comunidad autónoma, no se aplica la limitación (por lo que puede pagarse en efectivo sea cual sea su importe). En cambio, si el propietario mantiene la fianza en su poder, sin depositarla, sí que se aplica esta limitación.