Carpas para eventos empresariales: Regulaciones, requisitos y trámites

Cada vez más, son muchas las empresas que optan por crear un espacio adicional para organizar todo tipo de eventos, tanto industriales como de logística. Para ello, muchas de estas empresas han recurrido a la instalación de carpas industriales debido a su flexibilidad tanto el tiempo de instalación, espacio y coste.

No obstante, como empresario es importante conocer la regulación existente en torno a este tipo de instalaciones, pues se han de cumplir unos requisitos y llevar a cabo una serie de trámites vitales antes de comenzar con la instalación de la carpa industrial.

Requisitos y trámites para la instalación de carpas industriales

Legislación específica y declaración responsable

Dependiendo del territorio del Ayuntamiento en donde radique la instalación, los permisos y tramites suelen variar, aunque, por lo general, es imprescindible tener en cuenta lo siguiente:

• Las Carpas se encuadran dentro de la legislación específica local de cada Ayuntamiento referente a instalaciones o estructuras eventuales, portátiles o desmontables, de carácter no permanente.
• Se debe presentar ante el Ayuntamiento una declaración responsable, generalmente, con un mes de antelación a la celebración del evento:

Los propios ayuntamientos suelen poner a disposición un formulario propio para este trámite, o simplemente se comunica mediante instancia general de forma telemática mediante certificado digital.

Documentación necesaria

• Se debe elaborar y poner a disposición la siguiente documentación elaborada por el grupo técnico correspondiente:
  • Memoria descriptiva del evento.
  • Memoria técnica constructiva y descripción grafica.
  • Medidas empleadas para evitar incendios.
  • Memoria de instalación eléctrica.
  • Memoria que incluya un plan de actuación ante emergencias.

Seguro de responsabilidad civil y normativa Europea

• Tener presente un seguro de responsabilidad civil debidamente contratado que cubra los riesgos del evento que se va a realizar, y su acreditación ante el Ayuntamiento mediante la prima en vigor.
• Las carpas deben cumplir con la normativa europea UNE EN 13782, que establece los requisitos de diseño, mantenimiento, instalación, fabricación y uso, por lo tanto, es fundamental que la instalación conste con un certificado de homologación.

Fianzas y posibles infracciones

• En algunos Ayuntamientos se suele exigir el abono de una fianza, cuya cuantía varía en función del aforo que abarque la actividad que se va a realizar, de manera que, por lo general, hasta un aforo de 50 personas se suele exigir una fianza de 6.000 euros, aunque los baremos suelen determinarse por cada Ayuntamiento.
• En caso de que se advierta algún defecto o posible infracción durante los trámites o la puesta en marca del evento, el empresario debe tener presente que si se trata de una infracción leve, competerá a los ayuntamiento su tramitación y resolución, pero si por el contrario, se considera infracción grave o muy grave, el acta que se levante por la policía local será remitida a la Dirección General de Interior a los efectos pertinentes.

Teniendo en cuenta lo anterior, es importante expedir un certificado final de montaje suscrito por un técnico competente indicando que las actuaciones de adecuan a la normativa y su uso normal en buenas condiciones.

Por otro lado, y no menos importante, dado que esta materia es competencia de los ayuntamientos, los mismos podrán, aunque puede variar, exigir el pago de la correspondiente tasa municipal por la presentación de la declaración responsable.