Nuevo Reglamento que establece los requisitos informáticos de facturación

Con el objetivo de poner final a la producción, tenencia y uso de programas y sistemas informáticos que permitan la manipulación de los datos contables y de gestión (lo que se conoce como «software de doble uso»), La Ley General Tributaria impone la obligación «por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos», y este Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, es el desarrollo reglamentario de esa obligación.

Este Reglamento se centra, exclusivamente, en garantizar que los sistemas informáticos, que soporten los procesos de facturación de los obligados tributarios, cumplan el conjunto de estos requisitos, quedando fuera de su ámbito objetivo los procesos contables y de gestión de empresarios y profesionales. Para ello, se establecen las especificaciones que deben cumplir los sistemas de facturación.

Tras la aprobación de este Reglamento deben aprobarse por Orden Ministerial las especificaciones técnicas que deberá reunir el software de facturación y en la que se incluirán mayores concreciones sobre esta regulación.

Hay que resaltar que es diferente este desarrollo reglamentario del que hay pendiente de la obligación de empresarios y profesionales de facturar electrónicamente (Proyecto de Reglamento de factura electrónica B2B, actualmente en tramitación por el Ministerio de Economía, Comercio y Empresa con la participación de la Agencia Tributaria.). Precisamente, dicha obligación no se hará efectiva hasta después de que la norma reglamentaria se publique y en la misma se regulará la factura electrónica, y se referirá a la documentación, conservación y transmisión de estos documentos.

Las obligaciones que recoge el Reglamento no se dirigen tanto a los empresarios o profesionales, sino que están definidas, sobre todo, para los productores y comercializadores del software de facturación, que son quienes deberán ofertar a los empresarios sistemas informáticos de facturación adaptados a la norma.

Puntos clave del nuevo Reglamento ⇓

1-Objetivo y alcance geográfico del Reglamento

¿De qué se trata este Reglamento?

Este Reglamento se encarga de establecer las reglas que deben seguir los programas y sistemas informáticos usados en negocios y empresas para llevar a cabo la facturación. En otras palabras, define cómo deben ser estos programas para asegurarse de que la información de las facturas sea completa, segura y no se pueda modificar incorrectamente. Esto incluye detalles como quién hizo la venta, a quién, cuándo y por cuánto.

¿Dónde se aplica?

El Reglamento se aplica en toda España. Sin embargo, hay algunas consideraciones especiales para el País Vasco y Navarra, así como para Canarias, Ceuta y Melilla, que tienen sus propias reglas adicionales. Aun así, si tienes tu negocio registrado en cualquier otra parte de España, este Reglamento es para ti.

2-¿A qué obligados tributarios resultan de aplicación?

El Reglamento se aplicará a los obligados tributarios que se indican a continuación, que utilicen sistemas informáticos de facturación, aunque solo los usen para una parte de su actividad:

• Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, excepto los del sector público y las entidades parcialmente exentas que sólo estarán sometidas por las operaciones que generen rentas sujetas y no exentas
• Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que desarrollen actividades económicas.
• Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
• Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros.
• A los productores y comercializadores de los sistemas informáticos de facturación.

Se excluyen:

• No se aplicarán a los contribuyentes que lleven los libros registros a través de la Sede electrónica de la AEAT mediante el suministro electrónico de los registros de facturación (SII).
• El Reglamento también prevé la posibilidad de que el Departamento de Inspección de la AEAT, previa solicitud, otorgue alguna dispensa en la aplicación de este Reglamento, en relación con determinados sectores empresariales o profesionales u operaciones, respecto de los que se aprecien circunstancias excepcionales.

Los productores y comercializadores de los sistemas y programas informáticos deberán tener adaptados los mismos a las exigencias de este Reglamento, en el plazo máximo de 9 meses desde la entrada en vigor de la Orden ministerial que apruebe las especificaciones técnicas de esta materia.  Por su parte, los usuarios (no excluidos) deberán tener operativos y adaptados sus sistemas y programas de facturación antes del 1 de julio de 2025.

3-¿Qué operaciones y actividades están exentas?

Las nuevas normas resultarán de aplicación a los sistemas informáticos de facturación en relación con las operaciones correspondientes a la actividad de los obligados tributarios señalados en el apartado anterior, con las siguientes excepciones:

• A los contribuyentes que tributen por el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca del IVA en las operaciones con expedición de recibo
• A los contribuyentes en recargo de equivalencia y régimen simplificado de IVA y a los que el Departamento de Gestión autoriza a no emitir factura
• Las relacionadas con determinadas entregas de energía eléctrica o las facturadas por la Comisión Nacional de Energía y por cuenta de distribuidores y de los productores de energía eléctrica en régimen especial o de sus representantes.
• Las documentadas en facturas por operaciones realizadas a través de establecimientos permanentes en el extranjero.

4-¿Qué sistemas informáticos deberán utilizar los empresarios y profesionales afectados?

Los obligados tributarios pueden realizar el cumplimiento de las nuevas obligaciones utilizando las siguientes opciones:

• Un sistema informático propio (que cumpla los requisitos establecidos en la Ley General Tributaria y en el propio reglamento que comentamos), que debe contar con una declaración responsable de la que quede constancia formal, expedida por la persona o entidad productora, fabricante o desarrolladora del mismo, debiendo certificar que sus sistemas informáticos se ajustan a las normas y responden ante quienes los adquieran o utilicen para dar soporte a sus procesos de facturación, pudiendo ser solicitada por el cliente o por la Administración. Esta declaración responsable deberá constar por escrito y de modo visible. Además, incluirá los datos referentes al sistema informático, así como conocer las características de la instalación del mismo y debe contener los datos identificativos y de localización del productor del mencionado sistema informático y la fecha y lugar en que la firma.

Se admite la posibilidad de utilización de un mismo sistema informático por parte de varios obligados tributarios siempre que los registros de facturación de cada uno de ellos estén diferenciados y los requisitos se cumplan por separado para cada uno de ellos.

• La aplicación informática que a tal efecto pueda desarrollar la Administración tributaria.

5-¿Qué requisitos deberán cumplir los sistemas y programas informáticos?

Se establece que los sistemas informáticos y que se utilicen para registrar y documentar las entregas de bienes y prestaciones de servicios deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad, e inalterabilidad de los registros de facturación. Además, el sistema informático deberá tener capacidad de remitir por medios electrónicos a la Administración tributaria, de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente, todos los registros de facturación generados y contar con un registro de eventos que recoja automáticamente, en el momento en que se produzcan, determinadas interacciones con dicho sistema informático, operaciones realizadas con él o sucesos ocurridos durante su uso, guardando los datos correspondientes a cada uno de ellos, que deberán poder ser consultados desde el propio sistema informático.

En los sistemas informáticos deberá encontrarse debidamente disociado el acceso a la información con trascendencia tributaria del acceso a la posible información confidencial de carácter no patrimonial, de forma que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la consulta y al resto de funcionalidades exigidas sobre la información de los registros de facturación y de eventos.

6-Registros de facturación

Se indica que el sistema informático debe generar automáticamente un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura, especificándose el contenido mínimo a generar. Así deberán incluir, entre otros datos:

• Número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir la factura.
• El número y, en su caso, serie de la factura.
• La fecha de expedición de la factura y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella.
• El tipo de factura expedida, indicando si se trata de una factura completa o simplificada.
• La descripción general de las operaciones y el importe total de la factura.
• Indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, o de otras operaciones con trascendencia tributaria.

Se establece la posibilidad de generar un registro de facturación de anulación cuando erróneamente se haya emitido una factura y sea necesario, por lo tanto, anular su correspondiente registro de facturación de alta.

Por último, se introduce la necesidad de generar huella o «hash» a los registros de facturación, así como firmarlos electrónicamente.

7-Certificación de los sistemas informáticos

Es el productor del sistema el que deberá certificar que el sistema cumple con la normativa, y lo hará mediante una declaración responsable efectuada por escrito y de modo visible, para que la pueda ver el comercializador y el usuario.

Esa declaración responsable incluirá los datos referentes al sistema informático que permitan identificarlo, conteniendo también los datos del productor y la fecha y lugar de la firma.

8-Verificación del cumplimiento de la obligación por la Administración tributaria

Sujetándose a lo prevenido en la Ley General Tributaria, la Administración tributaria podrá personarse en el lugar donde se encuentre o se utilice el sistema, pudiendo exigir el acceso completo e inmediato a los registros de facturación y de eventos o sus copias seguras, así como descargarlo o copiarlo y consultar los datos. Asimismo, podrá requerir y obtener copia de los registros conservados y podrá requerir a los productores o comercializadores la información que necesite para verificar que el sistema cumple los requisitos exigidos por este Reglamento.

8.1 Posibilidad de remisión de los registros de facturación a la Administración tributaria

Se establece la posibilidad al obligado tributario que utilice sistemas informáticos de facturación para que, de forma voluntaria, cumpla con ciertas especificaciones técnicas (que tienen que establecerse) de remisión inmediata y segura a la AEAT de todos los registros de facturación generados.

Se precisa que tienen la consideración de «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «Sistemas VERI*FACTU», aquellos sistemas informáticos propios que sean utilizados por el obligado tributario para remitir efectivamente por medios electrónicos a la AEAT de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente todos los registros de facturación generados. Además, no tendrán la obligación de realizar la firma electrónica de los registros de facturación, siendo suficiente con que calculen la huella o «hash» de dichos registros.

Se entenderá que un obligado tributario opta por este sistema, por el hecho de iniciar sistemáticamente la remisión de registros de facturación a la sede electrónica de la AEAT. Esta opción se prolongará, al menos, hasta la finalización del año natural en el que se haya producido, de forma efectiva, el primer envío de los registros de facturación.

8.2 Posibilidad de remisión de información por parte del receptor de la factura

Se posibilita al receptor de la factura (empresario o consumidor final) de proporcionar a la AEAT de forma voluntaria determinada información de la misma facilitando los datos contenidos en el código «QR» de la factura, sin que esta remisión de información tenga la consideración de denuncia pública.

En los casos en que en la factura sea «VERI*FACTU» el receptor podrá verificar si la factura ha sido remitida por el emisor a la AEAT.

8.3 Integración de los registros de facturación en los libros registro

Se prevé que antes del 1 de julio de 2025, se desarrollará la posibilidad de integrar los registros de facturación generados y remitidos a la AEAT por medio de los «Sistemas de emisión de facturas verificables» en el contenido del libro registro de facturas expedidas que se regula en el Reglamento del IVA, y, del mismo modo, se podrá desarrollar dicha posibilidad respecto de los libros registros de ventas e ingresos, y de ingresos, a que se refiere el artículo 68 del Reglamento del IRPF.

9-Entrada en vigor y efectos del Reglamento

El Reglamento entró en vigor el 7 de diciembre de 2023, debiendo tener operativos los obligados tributarios los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos exigidos antes del 1 de julio de 2025, excepto los productores y comercializadores de los sistemas informáticos de facturación que deberán tenerlos en el mercado en un plazo de 9 meses desde la aprobación de la Orden Ministerial que especifique todos los detalles técnicos del registro.

La AEAT tendrá disponible en su Sede el servicio para la recepción de los registros de facturación remitidos por los Sistemas de emisión de facturas verificables en el plazo de nueve meses desde la publicación de la Orden Ministerial antes mencionada.