Obligaciones de las Sociedades inactivas

En este articulo trataremos de arrojar luz sobre las sociedad inactivas. Hablaremos de las obligaciones fiscales y laborales y de las posibles sanciones.

La existencia de sociedades inactivas está ampliamente difundida en España. En muchas ocasiones, para evitar el procedimiento de disolución y liquidación y los costes que ello puede suponer, se opta por la vía de mantener la existencia de la entidad, tratando de reducir las obligaciones contables y fiscales inherentes a cualquier sociedad

Atención. Muchas sociedades quedan inactivas tras cesar en su actividad, pero sin disolverse ni liquidarse. Esta circunstancia puede darse, por ejemplo, porque los socios quieren evitar los gastos y trámites derivados de la disolución y liquidación (ITP, notario, registro, etc.) o bien porque se espera poder reactivar la actividad en el futuro y, de esa forma, compensar las bases negativas en las que la sociedad haya incurrido.

Obligación de disolución y liquidación

Es preciso recordar que la Ley de Sociedades de Capital establece la obligación de disolución de la sociedad cuando se produzca «el cese en el ejercicio de la actividad o actividades que constituyan el objeto social. En particular, se entenderá que se ha producido el cese tras un período de inactividad superior a un año.»

Por tanto, a efectos legales una sociedad inactiva supone que no realiza temporalmente su actividad ordinaria, si bien una vez transcurrido el plazo de 1 año en dicha situación, la ley le obliga a acordar su disolución y liquidación. En la experiencia práctica, sin embargo, existe un número elevado de sociedades que incumplen dicha previsión normativa, lo que puede acarrear consecuencias para la sociedad, así como para sus Administradores.

En consecuencia, el posible cese de actividad debe ser, en todo caso, temporal puesto que si persistiera más allá del plazo indicado de 1 año, los Administradores sociales deberían convocar a la Junta para que adoptara dicha decisión. En caso de contravención del precepto indicado, el órgano de Administración social podría incurrir en responsabilidades que se contemplan en la citada Ley de Sociedades de capital.

En todo caso, la inactividad de la sociedad y su comunicación a las Administraciones no evita la existencia de determinadas obligaciones posteriores en el ámbito societario y, principalmente tributario, por lo que resulta de interés conocer dicho alcance y las posibles responsabilidades que podría provocar su eventual incumplimiento

¿Cómo comunicar la inactividad de una Sociedad?

Si se encuentra en un caso como el indicado, actúe de la siguiente forma:

• Censo. Presente una declaración censal (modelo 036) y comunique el cese dentro del mes siguiente a la fecha en la que se produzca.
• IAE. Si su empresa tributaba por IAE (por facturar más de un millón de euros al año), comunique también la baja en este impuesto en el mismo plazo (en este caso, con el modelo 840). Apunte.  Recuerde que puede solicitar por escrito la devolución de la parte de cuota proporcional a los trimestres completos en los que no haya ejercido la actividad.

Obligaciones fiscales, laborales y mercantiles en una Sociedad Inactiva

La situación de inactividad social en una entidad mercantil sin que se produzca un acuerdo de disolución y la liquidación posterior de la sociedad no evita el hecho de que deban cumplirse una serie de requerimientos en diversos ámbitos que afectan a la misma.

A continuación, se exponen sumariamente las principales obligaciones que afectan a una sociedad inactiva:

Obligaciones contables y mercantiles:

• En primer lugar, el Código de Comercio establece una obligación de mantenimiento de toda la documentación de la entidad (libros oficiales, libros de actas, libro registro de socios, etc.). Los administradores son responsables de custodiar dicha información.
• Se mantiene la obligación, al igual que en una sociedad activa, de llevanza de la contabilidad, presentación de libros contables y cuentas anuales para su depósito en el Registro Mercantil (con independencia del número de asientos contables que se puedan producir)

Obligaciones tributarias

• La primera actuación en caso de cese de actividad debería consistir en comunicar la baja de la actividad a la Agencia Tributaria, mediante la correspondiente declaración censal a través del modelo 036. El plazo de comunicación es de 1 mes desde el momento de cese de actividad
• No obstante lo anterior, la sociedad deberá seguir cumplimentando aquellas obligaciones fiscales, así como aquellas otras que pudieran generarse aun en el supuesto de cese de actividad.

En este sentido, cabe citar entre otras: (i) presentación anual del Impuesto sobre Sociedades; (ii) cumplimentación de los modelos de ingresos de retenciones a cuenta sobre pagos de rendimientos que puedan efectuarse y (iii) aquellas declaraciones informativas de carácter periódico que, en su caso, le resulten exigibles, aunque no exista una actividad efectiva de carácter económico

• Mantenimiento de la dirección electrónica a efectos de notificaciones de diversos organismos que, en su caso, deberá ser objeto de renovación periódicamente

Obligaciones ante la Seguridad Social

• En el caso de cese de actividad, resultará preceptivo comunicar a la Seguridad Social dicha situación a los efectos dar de baja a empleados y administradores que hayan dejado de prestar servicios en los correspondientes regímenes en los que estuvieran encuadrados

Obligaciones ante otras Administraciones y terceros

• Adicionalmente, deberá considerarse las comunicaciones que deban efectuarse ante otras Administraciones estatales, autonómicas, locales o de otra índole, así como a terceros sujetos, todo ello en función de las actividades que hubiera realizado la sociedad y los efectos que el cese de actividad pudiera tener en relación con dichas Administraciones y otros terceros

En definitiva, si bien puede existir en ocasiones la percepción equivocada de que el cese de actividad supone la exclusión de cumplimiento con determinadas obligaciones a las que está sujeta una sociedad en actividad, dicha impresión no es correcta. Será preciso, por tanto, efectuar un análisis detallado para determinar los cumplimientos normativos o informaciones que deben suministrarse en el supuesto que se opte por el cese de actividad, especialmente en aquellos casos en que no comporte la disolución y liquidación inmediata de la sociedad.

En todo caso, debe considerarse la obligación contenida en el artículo 363.1 de la Ley de Sociedades de capital que obliga a la disolución y liquidación de la sociedad tras más de 1 año de inactividad de la sociedad, así como los posibles riesgos que su incumplimiento pudiera derivar para los Administradores sociales.

¿Qué pasa si no cumplo con las obligaciones si tengo una Sociedad inactiva?

Las distintas Administraciones han anunciado determinadas actuaciones tendentes a reducir el amplio número de sociedades inactivas existentes, ya que se considera que constituyen un elemento de distorsión en el ámbito económico, ya que en determinados casos son utilizadas asimismo como mecanismo para la defraudación a las distintas Administraciones y terceros.

Por ello, la ausencia de cumplimiento de las obligaciones existentes en relación con las entidades mercantiles con carácter general puede suponer la existencia de riesgo de sanciones económicas relevantes, así como la dificultad de seguir operando en el tráfico mercantil.

En particular, cabe citar de forma ejemplificativa los siguientes efectos:

• Posibilidad de aplicar sanciones económicas por la falta de depósito de cuentas anuales[1]
• Como consecuencia de lo anterior, la falta de depósito de las cuentas anuales supondrá asimismo la paralización en la inscripción de cualquier acto mercantil de la sociedad que deba tener acceso al correspondiente Registro Mercantil
• Desde la perspectiva fiscal, la ausencia de presentación de declaraciones tributarias comportará la aplicación de sanciones por parte de la Agencia Tributaria y un mayor foco en eventuales comprobaciones de la situación fiscal
• Posibilidad de que se inicie un procedimiento de revocación del NIF de la sociedad, lo que provocará una dificultad añadida para que dicha sociedad pueda operar en el tráfico mercantil (entre otros efectos, la baja en el registro de operadores intracomunitarios, devolución mensual de IVA, obtención de certificados tributarios e incluso la imposibilidad de otorgar documentos notariales)
• En caso de comunicación de la inactividad de una sociedad, la Administración tributaria denegará el derecho a la deducción de gastos, así como las cuotas de IVA soportado
• Adicionalmente, en el ámbito tributario podrían derivarse las deudas tributarias contraídas por la sociedad hacia sus Administradores a tenor de lo dispuesto en el artículo 43.1 b) de la Ley 58/2003, General Tributaria
• Asimismo, en el ámbito mercantil aquellos terceros que hubieran sido perjudicados por el cese de la actividad continuado más allá del plazo de 1 año y que no se hubieran adoptado los pertinentes acuerdos de disolución y liquidación social, podrían tener acción para reclamar a los Administradores por su inacción

[1] Las cuantías pueden oscilar entre 1.200 y 60.000 euros por año en función de la dimensión de la sociedad.

Por tanto, y frente a la percepción existente de que puede resultar más conveniente dejar una sociedad inactiva con el objetivo de reducir los gastos que supondría acometer un procedimiento específico de disolución y liquidación, es preferible analizar las posibles consecuencias de mantener dicha situación en aquellos casos en que se prevea que la inactividad sea definitiva y no temporal.