¿Cómo tributan las cestas de Navidad y los regalos a empleados o clientes?
Con la llegada de diciembre vuelve una tradición muy arraigada en muchas empresas: las cestas de Navidad, los lotes, los detalles para la plantilla o los regalos para clientes. Son atenciones habituales que buscan agradecer el esfuerzo del año… pero que también tienen su reflejo en Hacienda.
Y aquí surgen las preguntas habituales: ¿cómo tributan las cestas de Navidad?, ¿son deducibles?, ¿tengo que declararlas como empresa?, ¿qué pasa con el IVA?, ¿y si es un regalo para clientes?
A continuación resolvemos las dudas más frecuentes que nos plantean cada año sobre las cestas, los regalos navideños y las cenas de empresa.
1. ¿Qué son las cestas de Navidad y cómo las considera Hacienda?
Las cestas de Navidad, los lotes navideños o los regalos a trabajadores se consideran retribución en especie, salvo que la empresa pueda demostrar que forman parte de los usos y costumbres o de una condición más beneficiosa consolidada.
Esto afecta a su tributación, a su deducibilidad y a cómo deben contabilizarse.
Por eso es importante tener claro el tratamiento general antes de entrar en detalle.
2. Cestas de Navidad entregadas a empleados
En este bloque agrupamos todo lo relativo a los trabajadores: Impuesto sobre Sociedades, IRPF, IVA, cotización y contabilidad.
2.1. Tratamiento en el Impuesto sobre Sociedades
Las cestas de Navidad entregadas a empleados pueden ser un gasto deducible, siempre que se cumplan determinados criterios:
• Usos y costumbres de la empresa
La Ley del Impuesto sobre Sociedades excluye estas atenciones de la categoría de “liberalidades” cuando se entregan recurrentemente. Es decir, si la empresa lleva años entregándolas y puede demostrar continuidad.
Si además aparecen recogidas en un convenio, pacto interno o en la política de empresa, su deducibilidad es aún más sólida.
• Condición más beneficiosa
El Tribunal Supremo (STS 313/2016) declaró que las cestas pueden convertirse en una condición más beneficiosa para la plantilla, es decir, un derecho adquirido que la empresa no puede eliminar unilateralmente si se ha venido otorgando de forma continuada.
• ¿Qué ocurre si es el primer año?
En el primer ejercicio Hacienda puede poner más objeciones, ya que no existe costumbre. Nuestra recomendación práctica: conservar facturas de años sucesivos para acreditar que se trata de una práctica consolidada.
• Contabilización
El registro contable correcto es la cuenta 649 – Otros gastos sociales, incorporando también el IVA soportado no deducible (que pasa a ser mayor coste).
2.2. Tributación en el IRPF del trabajador
A efectos del IRPF, la cesta navideña es una retribución en especie, lo que implica:
Inclusión en nómina y en la base de cotización.
Declaración en modelos 111 y 190.
Obligación de practicar ingreso a cuenta.
Si la empresa asume el ingreso a cuenta
Si la empresa paga el ingreso a cuenta sin repercutirlo al trabajador, ese importe forma parte de la retribución en especie.
Es decir: Lote + ingreso a cuenta = retribución en especie total.
Si se repercute
El trabajador recibe un importe menor, pero la empresa no asume ese coste adicional.
Cestas obtenidas por sorteo
Si la cesta se consigue mediante un sorteo, ya no estamos ante una retribución en especie, sino ante una ganancia patrimonial, que tributa en la base general del IRPF por su valor de mercado.
2.3. Consideraciones para autónomos
Los autónomos pueden deducir las cestas dirigidas a sus trabajadores, pero no pueden deducirse su propia cesta, ya que no existe correlación con la actividad.
3. Cenas de empresa y otros eventos navideños
Las cenas de empresa o comidas navideñas pueden considerarse gasto social siempre que se trate de un evento para toda la plantilla o un grupo homogéneo de trabajadores.
Eso sí, en materia de IVA la normativa es clara:
El IVA de las comidas y cenas de empresa no es deducible, aunque el gasto sí pueda serlo en el Impuesto sobre Sociedades.
4. Regalos a clientes y proveedores
Los obsequios a clientes o proveedores son gastos deducibles siempre que cumplan los requisitos generales:
Estar correctamente contabilizados.
Contar con documentación justificativa.
Tener relación directa con la actividad de la empresa.
La deducción máxima es el 1% del importe neto de la cifra de negocios del ejercicio. Por encima de ese límite, Hacienda puede considerar el exceso como liberalidad.
4.1. Regalos publicitarios
Son los típicos calendarios, agendas, bolígrafos o pequeños detalles promocionales. Para que sean deducibles —y para que su IVA sea deducible— deben cumplir a la vez:
Llevar el logo visible e indeleble.
Ser de escaso valor (≤ 200 € por destinatario al año).
Tener finalidad promocional clara.
4.2. ¿Tributa el cliente por recibir un regalo?
Depende:
Regalo comercial habitual → No tributa.
Premio de sorteo o concurso → Sí tributa (retención del 19%).
5. IVA en cestas, regalos y cenas
Para evitar confusiones, resumimos el criterio de IVA de forma simple:
Cestas de Navidad a empleados
❌ El IVA no es deducible.
Pasa a ser mayor coste del lote.
Regalos a clientes o proveedores
❌ En general, el IVA tampoco es deducible.
Solo se admite en los regalos publicitarios de escaso valor que cumplan los tres requisitos.
Cenas y comidas navideñas
❌ El IVA nunca es deducible.
El gasto sí puede serlo en IS.
6. Riesgos y sanciones habituales si no se declara correctamente
Conviene recordar que Hacienda puede:
Regularizar las retribuciones en especie no declaradas.
Exigir los ingresos a cuenta no ingresados.
Reclamar cuotas a la Seguridad Social no cotizadas.
Imponer sanciones e intereses de demora.
Reclasificar gastos como liberalidades.
Una mala gestión en algo tan simple como una cesta navideña puede acabar en un requerimiento innecesario.
Desde nuestra asesoría fiscal recomendamos estudiar a fondo los Impuestos que influyen en las cestas y regalos de Navidad de las empresas para saber si es un gasto deducible o no.
Justificación: Guarde facturas y documentos que respalden la naturaleza del gasto y su relación con la actividad empresarial.
Planificación: Revise que las prácticas de su empresa estén alineadas con los usos y costumbres reconocidos por Hacienda.
Consultas: En caso de duda, consulte con un asesor fiscal para garantizar el cumplimiento de la normativa y evitar sanciones.
De esta manera, podremos tributar correctamente y en plazo, para evitar sanciones o inspecciones de Hacienda.
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