¿Es válida una factura en papel y posteriormente enviada por correo electrónico?

La Dirección General de Tributos (DGT) ha emitido una consulta vinculante V0666-22, de 28 de marzo de 2022, con la que aclara qué debe ser considerado una factura electrónica, en el caso concreto de aquellas personas que emiten sus facturas en papel con doble copia, y posteriormente introduce la información de las facturas en un fichero electrónico que envía por correo electrónico a su destinatario.

Contenido de la factura electrónica

El contenido de la factura emitida de manera electrónica es idéntico al de la factura tradicional, estando lo extremos mínimo que deben incluirse recogidos en el artículo 6 del Reglamento de facturación.

No obstante, el artículo 10.1 Reglamento de facturación hace una especial mención a las vías de emisión de las facturas electrónicas limitándolos para poder autenticar su originalidad:

• Puede emitirse mediante una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas.
• Puede emitirse mediante un intercambio electrónico de datos, siempre y cuando el acuerdo relativo a este intercambio prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.
• Pueden emitirse mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

Además, el artículo 9 del Reglamento de facturación concluye que de manera genérica «se entenderá por factura electrónica aquella factura que (…) haya sido expedida y recibida en formato electrónico».

¿Las facturas escaneadas, digitalizadas y enviadas al cliente son facturas electrónicas?

La DGT ha contestado en esta consulta a una persona física que desarrolla una actividad económica y emite sus facturas en papel con doble copia, y posteriormente introduce la información de las facturas en un fichero electrónico que envía por correo electrónico a su destinatario, respondiendo sobre la validez del sistema de expedición de facturas.

La DGT contesta que una factura expedida y recibida en formato electrónico tendrá la consideración de factura electrónica, aunque hubiera sido emitida originalmente en papel y posteriormente digitalizada. Sin embargo, para Hacienda no es factura electrónica aquella que habiendo sido emitidas y expedidas en papel, sean recibidas en este mismo formato por los destinatarios.

En concreto la DGT señala que:

«Por tanto, una factura expedida y recibida en formato electrónico tendrá la consideración de factura electrónica aunque hubiera sido emitida originalmente en papel y posteriormente digitalizada por la consultante no así, sin embargo, las facturas que, habiendo sido emitidas y expedidas en papel, sean recibidas en este mismo formato por los destinatarios.

De la información aportada en el escrito de consulta no se conoce con exactitud si la factura es entregada en papel o únicamente por correo electrónico, por lo que siendo válida tanto la facturación en papel como por medios electrónicos conforme a lo indicado previamente, solo tendrá la consideración de factura electrónica cuando haya sido expedida y recibida en formato electrónico y reúna todos los requisitos establecidos en el Reglamento citado».

En conclusión, la consideración como factura electrónica de una factura escaneada en formato físico dependerá de si este escaneo o digitalización es realizado por el emisor o por el receptor de la misma.

La nueva regulación de los programas contables utilizados por empresarios o profesionales

La Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal introdujo un nuevo apartado j) al artículo 29 de la LGT, regulador de las obligaciones formales de los contribuyentes, redactado como sigue:

«j) La obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. Reglamentariamente se podrán establecer especificaciones técnicas que deban reunir dichos sistemas y programas, así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad».

Esto no determina que deban emplearse una serie de programas tasados y homologados por la Administración tributaria sino que los programas contables deben contar con mecanismos de control de verificación. De este modo, nos recuerda la DGT en la mencionada consulta que:

«El desarrollo reglamentario mencionado en el artículo 29.2.j) está actualmente en curso de tramitación por lo que la forma de cumplimentar las obligaciones establecidas en dicho artículo aún está pendiente de aprobación, a efectos del desarrollo y definición de los requisitos que deben cumplir los sistemas y programas informáticos o electrónicos así como, en su caso, la forma de certificarlos».