Facturas rectificativas del IVA. ¿Cuándo y cómo expedirlas?

Seguro que en alguna ocasión te has visto obligado a rectificar una factura ya emitida. Ello puede suponer un aumento o una disminución del IVA que debe declararse a Hacienda. ¿Cómo debes actuar en estos casos?

En este artículo profundizaremos en las situaciones en las que es obligatorio expedir una factura rectificativa según la normativa vigente del IVA, abordando desde los requisitos básicos hasta las implicaciones prácticas de estos documentos esenciales. Analizaremos tanto las circunstancias que exigen la emisión de estas facturas como los procedimientos adecuados. proporcionando una guía detallada

Normalmente la rectificación de facturas deriva de la actividad habitual del negocio, y casi siempre supone una reducción del importe facturado y del IVA correspondiente. Por ejemplo, mercancías devueltas, descuentos o bonificaciones otorgadas con posterioridad a la venta (rappels), devoluciones de envases o embalajes, etc.

Lo vemos a continuación ⇓

¿En qué casos es obligatorio expedirlas?

• En los casos en que la factura no cumpla alguno de los requisitos establecidos como obligatorios en los artículos 6 y 7 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
• Cuando se hubieran producido las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible del  IVA establecidas en el artículo 80 de la Ley 37/1992 del IVA (devolución de envases o embalajes, descuentos, resolución de operaciones, alteración en precios o precios provisionales, impagos). Ver «Contenido relacionado».
• Cuando las cuotas repercutidas del IVA se hubiesen determinado incorrectamente.

No obstante, no procederá la rectificación de las cuotas impositivas repercutidas:

• Cuando la rectificación no esté motivada por las causas previstas en el artículo 80 de la Ley del IVA, implique un aumento de las cuotas repercutidas y los destinatarios de las operaciones no actúen como empresarios o profesionales del Impuesto, salvo en supuestos de elevación legal de los tipos impositivos, en que la rectificación podrá efectuarse en el mes en que tenga lugar la entrada en vigor de los nuevos tipos impositivos y en el siguiente.
• Cuando sea la Administración tributaria la que ponga de manifiesto, a través de las correspondientes liquidaciones, cuotas impositivas devengadas y no repercutidas mayores que las declaradas por el empresario y éste haya participado en un fraude o bien sabía o debía haber sabido que realizaba una operación que formaba parte de un fraude.

No tienen la consideración de facturas rectificativas las que se expidan en sustitución de facturas simplificadas expedidas con anterioridad, siempre que las mismas cumpliesen los requisitos reglamentarios.

¿Cuándo deben emitirse?

La rectificación se efectuará tan pronto como el obligado a expedir la factura tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición siempre que no hubieran transcurrido 4 años a partir del momento en que se devengó el impuesto o, en su caso, de la fecha en que se hayan producido las circunstancias reguladas en el artículo 80 de la Ley del IVA, que dan lugar a la modificación de la base imponible del IVA.

Las facturas rectificativas deberán remitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se hubiera expedido la factura.

¿Qué requisitos deben reunir las facturas de rectificación?

La rectificación se realizará mediante la expedición de una nueva factura en la que se harán constar los datos identificativos de la factura rectificada.

Se podrá efectuar la rectificación de varias facturas en un único documento de rectificación, siempre que se identifiquen todas las facturas rectificadas.

Dicha factura rectificativa deberá cumplir los requisitos que se establecen como obligatorios con carácter general.

Cuando lo que se expida sea una factura rectificativa, la base imponible y la cuota se pueden consignar bien indicando directamente el importe de la rectificación, sea el resultado positivo o negativo, o bien tal y como queden tras la rectificación efectuada, siendo obligatorio en este último caso señalar el importe de la rectificación.

En todas las facturas rectificativas se hará constar su condición de documento rectificativo y la identificación de las facturas rectificadas.

No obstante, hay dos excepciones a estos requisitos:

• Cuando la modificación de la base imponible sea consecuencia de la devolución de mercancías o de envases y embalajes y por la operación en la que se entregaron se hubiese expedido factura o factura simplificada, no será necesaria la expedición de una factura o factura simplificada rectificativa, sino que se podrá practicar la rectificación en la factura que se expida por una operación posterior que tenga el mismo destinatario, siempre que el tipo impositivo aplicable a todas las operaciones sea el mismo, con independencia de que el resultado sea positivo o negativo.
• Cuando la modificación de la base imponible tenga su origen en la concesión de descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones, así como en los demás casos en que se autoricen por el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, no será necesaria la especificación de las facturas rectificadas, y bastará la simple determinación del período a que se refieran.

El Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT podrá autorizar otros procedimientos de rectificación de facturas, previa solicitud de los interesados, cuando quede justificado por las prácticas comerciales o administrativas del sector.

Facturas rectificativas en los Libros de registros

Libro-Registro Facturas expedidas. Se establece la obligación de anotar por separado las facturas rectificativas, en atención a la especificidad de las mismas al objeto de evitar duplicidades.

Libro-Registro Facturas recibidas. Registrar las facturas rectificativas recibidas en una hoja independiente del Libro Registro de Facturas Recibidas.

Las facturas rectificativas del IVA son mucho más que un mero trámite administrativo; constituyen una herramienta esencial para asegurar la precisión y la legalidad en la gestión fiscal de cualquier negocio. Comprender cuándo y cómo deben emitirse estas facturas es fundamental para evitar errores que podrían resultar en complicaciones con la administración tributaria. Al mantener registros detallados y cumplir con los plazos y requisitos establecidos, las empresas pueden asegurar una gestión fiscal eficiente y responsable, adaptándose a las variadas situaciones que exigen la rectificación de facturas en el curso normal de sus operaciones.