Legalización de libros contables, actas y socios en Registro Mercantil
Os recordamos desde nuestra Asesoría fiscal y contable que el 30 de abril es la fecha límite en la que las sociedades mercantiles, cuyo ejercicio social se cierra el 31 de diciembre, tienen la obligación de legalizar de forma telemática los libros Contables y Societarios, entre ellos, el Libro de Actas y el Libro Registro de Socios (en caso de S.A., Libro Registro de Acciones Nominativas).
No hacerlo puede acarrear responsabilidades a los administradores si se prueba que ello ha causado un daño a la sociedad.
Las sociedades deben llevar la contabilidad al día, conservar las actas de las reuniones (de administradores y de socios) y registrar las transmisiones de participaciones o acciones en los libros del empresario.
Por otra parte, es importante tener en cuenta que el plazo para el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil es hasta el 30 de julio (un mes después desde su aprobación por la Junta General).
Es el libro propio de la Sociedades Limitadas (SL) en las que el capital está repartido en participaciones sociales. En él se recopila la identidad de los titulares o fundadores y de los socios, las transmisiones de las participaciones sociales de la SL, el valor de las mismas y los derechos que éstas les otorgan a los socios.
Libro Registro de Acciones Nominativas (SA)
El funcionamiento es el mismo que el del registro de socios con la salvedad que lo que se recoge es la composición del accionariado de la Sociedad Anónima. Por tanto en el Libro de registro de acciones nominativas ha de constar la denominación social de la empresa (nombre y apellidos si es una persona física), el número y valor de las acciones así como los derechos de los accionistas por tenerlas.
La legalización del Libro Registro de Socios o del Libro Registro de Acciones Nominativas solo será obligatoria en el ejercicio en que se haya producido cualquier alteración en la titularidad de las participaciones o de las acciones, o si se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.
¿Cuál es el plazo para legalizar los libros?
La legalización debe hacerse dentro de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio, es decir, hasta el 30 de abril si cierras el 31 de diciembre.
Todos los libros deben enviarse en formato electrónico y mediante la sede electrónica del Registro Mercantil correspondiente.
¿Qué ocurre si no legalizo los libros?
El incumplimiento puede tener consecuencias importantes:
Sanción económica: hasta 300 € por libro.
Responsabilidad de administradores si se demuestra perjuicio para la sociedad.
Pérdida de valor probatorio: los libros legalizados sirven como prueba en juicio.
En concurso o reclamación de acreedores, puede ser un indicio de mala gestión.
Conservación de los libros
La Ley General Tributaria (LGT) impone el deber de conservar los libros relativos al negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, desde su último asiento, salvo que una norma exija otro plazo. El plazo de conservación se aplica igualmente en caso de cese del empresario. En caso de disolución de la sociedad, el deber de conservación recae sobre los liquidadores.
Asimismo, la LGT y el Código de Comercio exigen la conservación de la correspondencia, documentación y justificantes del negocio durante 6 años, desde el día en que se cierran los libros con los asientos que justifican.
Asesoría y presentación ante el Registro Mercantil
Desde nuestra asesoría contable y fiscal, nos encargamos de:
✅ Preparar tus libros en formato electrónico ✅ Revisar que se cumplen los requisitos formales ✅ Presentarlos telemáticamente ante el Registro Mercantil ✅ Resolver cualquier incidencia o requerimiento
Asesoría fiscal, laboral y contable en Valencia. Más de 40 años de experiencia ofreciendo servicios a empresas y autónomos. Más información escríbenos a info@asecasesoria.com o llámanos al 963693865. Estamos a tu disposición.
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