Factura electrónica, VERIFACTU y sistemas de facturación obligatoria en España

Actualizado a 16/01/2025

La digitalización de la facturación en España es una realidad inminente. La factura electrónica y los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) se convertirán en herramientas esenciales para empresas y autónomos en los próximos años. Con la publicación del Real Decreto 1007/2023, la Orden HAC/1177/2024 y el desarrollo del sistema VERIFACTU por la Agencia Tributaria, la normativa establece plazos, requisitos técnicos y sanciones claras para garantizar la trazabilidad y transparencia en los procesos de facturación.

En este artículo, te explicamos todo lo que necesitas saber sobre la obligatoriedad de la factura electrónica, los SIF, los beneficios de esta transición y cómo prepararte para cumplir con la normativa.

Resumen de los aspectos más destacados

¿Qué es la factura electrónica obligatoria y a quién afecta?

La factura electrónica es un documento digital que sustituye a las facturas tradicionales en papel. Es obligatoria para todas las transacciones comerciales entre empresarios y profesionales, según la Ley 18/2022 («Ley Crea y Crece»). Este cambio busca modernizar los procesos, reducir el fraude fiscal y combatir la morosidad en las operaciones comerciales.

¿Quiénes están obligados?

• Empresas y autónomos de cualquier tamaño o sector.
• Aplicable a todas las operaciones entre empresarios y profesionales en España.

Requisitos de las facturas electrónicas:

• Formato estándar: Se deben emitir en formatos como Facturae para garantizar compatibilidad.
• Accesibilidad: Las facturas deben estar disponibles para consulta y descarga durante al menos cuatro años.
• Trazabilidad y seguridad: Incorporar elementos como códigos QR y «hash» para certificar su autenticidad.

Plazos clave para la adaptación a la normativa

La transición hacia la obligatoriedad de la factura electrónica y los SIF se divide en dos fases para facilitar la adaptación:

• Empresas: Plazo hasta enero de 2026.
• Autónomos: Plazo hasta julio de 2026, considerando las limitaciones técnicas y de recursos en este colectivo.

Cambios en los plazos iniciales
Aunque inicialmente se preveía la implementación en julio de 2025, el Ministerio de Hacienda decidió aplazar los plazos. Esto permite una mejor adaptación tanto por parte de los contribuyentes como de la Administración Tributaria.

Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERIFACTU

¿Qué son los SIF y cuáles son sus requisitos técnicos?

Los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) son herramientas diseñadas para garantizar la integridad y trazabilidad de los registros de facturación.

Características clave:

1. Generación automática de registros: Incorporan firmas electrónicas, huellas digitales («hash») y códigos QR.
2. Inalterabilidad: Registra cada modificación o evento asociado a las facturas para prevenir manipulaciones.
3. Conservación de datos: Los registros deben mantenerse accesibles durante el periodo estipulado por la normativa.

¿Qué es el sistema VERIFACTU?

VERIFACTU es una plataforma desarrollada por la Agencia Tributaria para el reporte inmediato de facturas.

Principales funciones:

• Reporte en tiempo real de las facturas emitidas y recibidas.
• Mayor control de la AEAT para combatir el fraude fiscal.
• Obligación de incluir la frase en las facturas: «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT».

Riesgos y sanciones por incumplimiento

El incumplimiento de los requisitos establecidos por la normativa puede generar sanciones significativas:

• Multas de hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal por el uso de sistemas no conformes.
• Obligatoriedad de una declaración responsable por parte de los desarrolladores de software para garantizar que sus sistemas cumplen con los requisitos legales.

La digitalización en la facturación es una realidad inminente. Empresas y profesionales deben prepararse para garantizar el cumplimiento normativo, minimizando riesgos y aprovechando las oportunidades que brinda esta transformación.