Nuevo reglamento sobre sistemas de facturación para empresas (VERI*FACTU)

El 28 de octubre de 2024, se publicó la Orden HAC7/1177/2024, que completa el desarrollo del artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria en relación con los Sistemas Informáticos de Facturación para Empresarios y Profesionales. Esta normativa introduce nuevas obligaciones para la gestión y emisión de facturas electrónicas, especificando los requisitos técnicos y de seguridad que deben cumplir estos sistemas. A continuación, te explicamos todos los detalles.

1. Inicio del plazo de adaptación: 9 meses

La publicación de la Orden HAC7/1177/2024 marca el inicio de un plazo de nueve meses para que los fabricantes y comercializadores de sistemas de facturación adapten sus productos a las nuevas exigencias legales. Esto no impide que los sistemas adaptados puedan comercializarse antes, ya que el sector ha estado al tanto de los requisitos técnicos durante el proceso de elaboración de la normativa.

2. Objetivos de la nueva regulación

Esta normativa tiene como meta mejorar la seguridad y la transparencia en la emisión de facturas, así como facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Sus principales objetivos son:

• Refuerzo de la Obligación de Facturación: Todos los empresarios y profesionales deberán emitir facturas por cada operación, garantizando la trazabilidad de cada transacción.
• Seguridad e Inalterabilidad de los Registros: Los registros de facturación deberán ser seguros, no manipulables, y presentarse en un formato estandarizado que facilite la lectura y el envío automatizado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
• Facilitar el Cumplimiento Tributario: Esta medida busca simplificar las obligaciones fiscales, siguiendo el ejemplo de otros países que han implementado sistemas similares con éxito, mejorando la supervisión y control de las operaciones.

3. Requisitos técnicos del Real Decreto 1007/2023

El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, complementa esta normativa detallando los requisitos técnicos que deberán cumplir los sistemas de facturación, incluyendo:

• Códigos QR y Mensajes de Autenticidad: Cada factura deberá incorporar un código QR y frases específicas que garanticen su autenticidad y rastreabilidad.
• Garantías de Integridad y Seguridad: Los sistemas deben crear una huella digital o «hash» para cada registro, lo que permite su verificación rápida y asegura que los registros no se han alterado. Las firmas electrónicas y la verificación de la cadena de registros son requisitos fundamentales.

4. Uso de sistemas compartidos por múltiples contribuyentes

Los sistemas de facturación que sean utilizados por varios contribuyentes deben actuar de manera autónoma para cada usuario, creando registros y cadenas de información independientes. Esto garantiza que cada operación esté claramente asociada al contribuyente correspondiente, facilitando la identificación de las transacciones y asegurando la transparencia del proceso.

5. Funcionalidades del sistema VERI*FACTU

VERIFACTU permite la conexión directa con la sede electrónica de la AEAT, enviando registros de facturación en tiempo real al momento de su emisión. Este sistema asegura el cumplimiento normativo de las empresas, proporcionando a la administración un acceso inmediato a la información económica y garantizando que los sistemas etiquetados como VERIFACTU cumplan con todos los requisitos legales.

6. Especificaciones para la remisión de información a la AEAT

Los sistemas informáticos deben cumplir con una serie de requisitos para remitir información de manera efectiva a la AEAT:

• Conexión a Internet Obligatoria: Los sistemas deben estar conectados a internet para garantizar la comunicación con la AEAT.
• Certificados Electrónicos para la Autenticación y Firma: Los registros de facturación deben estar autenticados y firmados electrónicamente.
• Envío Automatizado o Bajo Requerimiento: La información debe transmitirse de manera automatizada o en respuesta a solicitudes de la administración.
• Gestión de Respuestas de la AEAT: El sistema debe ser capaz de procesar adecuadamente las respuestas de la AEAT para garantizar la conformidad de los registros enviados.

7. Declaración responsable del cumplimiento normativo

Los productores de sistemas de facturación deben elaborar una declaración responsable que acredite que sus productos cumplen con la normativa vigente. Esta declaración debe incluir:

• Nombre del sistema, código identificador, y versión.
• Detalles sobre los componentes, funciones y compatibilidad con VERI*FACTU.
• Información de contacto del productor.

8. Inicio y renuncia al uso de VERI*FACTU

Los contribuyentes pueden activar sus sistemas bajo el estado «VERIFACTU» en cualquier momento, manteniendo esta configuración hasta el final del año natural. Para renunciar a este sistema, deben informar a la AEAT de la fecha en que dejarán de usar VERIFACTU antes del último día del año en curso.

9. Entrada en vigor y plazo de implementación

Aunque la normativa entra en vigor el 29 de octubre de 2024, tanto los proveedores como los contribuyentes tienen hasta julio de 2025 para asegurarse de que sus sistemas cumplen con los nuevos requisitos técnicos y legales.

Conclusión: Implicaciones de la nueva normativa para empresas y profesionales

La implementación de esta normativa representa un cambio significativo en la forma en que se gestionan las facturas electrónicas en España. Con la integración de los sistemas VERI*FACTU, la administración tributaria tendrá acceso en tiempo real a las transacciones comerciales, lo que facilitará el control y la supervisión fiscal. Las empresas deberán adaptarse a estos cambios para evitar sanciones y cumplir con las nuevas obligaciones tributarias.