Entrega de productos gratuitos a empleados: ¿Cómo afecta al IRPF, Impuesto Sociedades e IVA?

1. ¿Qué es la retribución en especie según el IRPF?

Cuando una empresa entrega productos a sus empleados, esto puede constituir una retribución en especie, dependiendo de cómo se valoren dichas entregas. La normativa fiscal establece reglas claras al respecto:

1.1. Regla general: el precio de venta al público (PVP)

La entrega de productos o servicios que la empresa comercializa a sus empleados constituye retribución en especie, valorada como la diferencia entre el precio de venta al público (PVP) y el precio efectivamente pagado por el trabajador. Esto aplica tanto si el producto se entrega de forma gratuita como si se vende con descuento.

La valoración del PVP no es siempre el precio general; existen reglas especiales que permiten reducir su valor en ciertos casos.

1.2. Reducciones aplicables al PVP

Para determinar la valoración de la retribución en especie, se aplican las siguientes reducciones:

1. Descuentos aplicados a otros colectivos similares: Si la empresa ofrece descuentos a otros grupos (por ejemplo, clientes preferentes), este descuento puede aplicarse también a los empleados.
2. Promociones generales vigentes: Se considera el precio final con las ofertas o promociones de carácter general existentes en el momento de la entrega.
3. Descuento máximo permitido: Si no existen promociones, la empresa puede aplicar un descuento máximo del 15% sobre el PVP y hasta un límite anual de 1.000 euros.

Nota: Si el descuento general aplicable es inferior al 15%, la empresa puede aplicar igualmente este porcentaje, siempre dentro del límite anual.

2. Ejemplos prácticos de valoración de la retribución en especie

Veamos diferentes escenarios para entender cómo se calcula la retribución en especie:

Caso 1: Entrega gratuita sin promociones vigentes

• Precio de venta al público (PVP): 3.000 euros.
• Descuento máximo permitido: 15% de 3.000 = 450 euros.
• Valor de la retribución en especie: 2.550 euros (3.000 – 15%).

Caso 2: Descuento limitado por el tope anual de 1.000 euros

• Precio de venta al público: 10.000 euros.
• Descuento máximo permitido: 1.000 euros (límite anual).
• Valor de la retribución en especie: 9.000 euros (10.000 – 1.000 euros).

Caso 3: Promoción general del 25%

• Precio base del producto: 4.800 euros.
• Promoción general vigente: 25%.
• Valor de la retribución en especie: 3.600 euros (4.800 – 25%).

Caso 4: Descuento general del 10% (empresa puede aplicar el 15%)

• Precio base del producto: 5.000 euros.
• Descuento general ofrecido al público: 10%.
• Descuento máximo permitido: 15%.
• Valor de la retribución en especie: 4.250 euros (5.000 – 15%).

Caso 5: Entrega gratuita con descuento de temporada del 30%

• Precio base del producto: 2.800 euros.
• Promoción general vigente: 30%.
• Valor de la retribución en especie: 1.960 euros (2.800 – 30%).

Caso 6: Compra con descuento de 15% y límite anual

• Precio total de productos adquiridos: 8.000 euros.
• Descuento aplicado: 15% de 8.000 = 1.200 euros.
• Límite máximo permitido: 1.000 euros.
• Valor de la retribución en especie: 7.000 euros (8.000 – 1.000 euros).

Caso 7: Compra con descuento general y adicional permitido

• Precio base del producto: 6.000 euros.
• Descuento general del público: 5%.
• La empresa aplica el descuento permitido del 15%.
• Valor de la retribución en especie: 5.100 euros (6.000 – 15%).

Caso 8: Entrega gratuita sin promociones y alto PVP

• Precio base del producto: 12.000 euros.
• Descuento máximo permitido: 1.000 euros (límite anual).
• Valor de la retribución en especie: 11.000 euros (12.000 – 1.000 euros).

3. Recomendaciones para evitar la retribución en especie

Las empresas pueden tomar medidas para minimizar o evitar que estas operaciones constituyan retribución en especie:

• Descuento máximo permitido: Limitarlo al 15% sobre el PVP no rebajado.
• Control de compras anuales: Establecer un límite para no superar los 1.000 euros de descuento.

Ejemplo: Si el descuento es del 15%, el máximo de compras anuales sería de 6.666 euros (6.666 x 15% = 1.000 euros).

4. Tratamiento fiscal en el Impuesto sobre Sociedades

Cuando una empresa entrega productos a sus empleados de forma gratuita o con descuentos, se generan efectos fiscales tanto en la determinación de los ingresos como en los gastos deducibles en el Impuesto sobre Sociedades:

a) Registro de ingresos por entregas a empleados

La normativa del IS establece que la entrega de productos a empleados debe considerarse como venta a efectos fiscales, aunque se realice de forma gratuita o con un precio rebajado. En consecuencia:

• La empresa debe registrar un ingreso equivalente al valor normal de mercado del producto entregado, es decir, el Precio de Venta al Público (PVP).
• Si existe un descuento aplicado (hasta el límite del 15% o 1.000 euros en IRPF), este deberá ser considerado como un gasto deducible, siempre y cuando cumpla con los requisitos de correlación con los ingresos y tenga justificación documental.

Ejemplo práctico:

• La empresa entrega un producto con un PVP de 3.000 euros de forma gratuita a un empleado.
• A efectos del IS:
  • Se registra un ingreso contable de 3.000 euros.
  • Si el descuento del 15% (450 euros) es aplicable, se puede deducir como gasto de personal.

b) Deducibilidad de los gastos

Los gastos derivados de estas entregas (por ejemplo, el coste del producto) serán deducibles en el IS si cumplen con los siguientes requisitos establecidos en el artículo 15 de la LIS (Ley del Impuesto sobre Sociedades):

1. Correlación con los ingresos: El gasto debe estar vinculado a la actividad económica de la empresa y ser necesario para obtener ingresos futuros (por ejemplo, fidelización de empleados, motivación o mejora del clima laboral).
2. Justificación documental: Se debe contar con documentación adecuada (facturas, nóminas, etc.) que acredite la entrega y su valoración.
3. Registro contable: El gasto debe estar contabilizado correctamente en la cuenta de resultados de la empresa.

5. Impacto en el IVA

La entrega gratuita de bienes también tiene impacto en el IVA, ya que, a efectos fiscales, se considera una entrega de bienes realizada a título oneroso.

• Entrega gratuita: La empresa debe autorregular el IVA, es decir, repercutir y declarar el impuesto correspondiente al valor de mercado del producto entregado.
• Entrega con descuento: Si se cobra un importe rebajado al empleado, el IVA se calculará sobre el precio efectivamente pagado por el trabajador.

Ejemplo práctico:

• La empresa entrega un producto con un PVP de 3.000 euros de forma gratuita.
  • IVA repercutido: 630 euros (21% de 3.000 euros).
  • La empresa debe declarar este IVA en su autoliquidación.
• Si la entrega tiene un descuento del 15% y el empleado paga 2.550 euros:
• IVA repercutido: 535,50 euros (21% de 2.550 euros).

6. Efecto en la cuenta de resultados de la empresa

El tratamiento contable y fiscal en el Impuesto sobre Sociedades tiene impacto directo en la cuenta de resultados:

1. Ingresos: Se registra como ingreso por ventas el PVP del producto entregado.
2. Gastos:
   • El coste del producto entregado se registra como un gasto deducible.
   • El descuento aplicado (si cumple los requisitos) puede considerarse un gasto de personal, lo que reduce la base imponible del IS.
3. IVA: Se repercute el impuesto correspondiente al valor del producto.

Como vemos, la entrega gratuita o con descuento de productos a empleados genera ingresos imputados y, a su vez, gastos deducibles en el Impuesto sobre Sociedades. Es fundamental que las empresas documenten adecuadamente estas operaciones y tengan en cuenta el impacto en IVA para evitar riesgos fiscales.

Una correcta planificación y aplicación de descuentos permite aprovechar los beneficios de fidelización y motivación de empleados sin incurrir en contingencias fiscales.