¿Te equivocaste al pagar una nómina? Así puedes corregirlo legalmente

En plena era digital, con cambios constantes de software, fusiones de empresas o ajustes de convenio, no es raro que se produzcan errores en el pago de nóminas. Pero… ¿qué pasa si te das cuenta de que has pagado de más a un trabajador? ¿Puedes recuperar ese dinero directamente descontándolo de su salario?

La respuesta es sí, pero con matices importantes. El Tribunal Supremo se ha pronunciado al respecto en una sentencia reciente (STS 449/2025) que aclara cuándo se puede hacer y cuándo no. Te lo contamos de forma clara y sencilla.

El caso: una subrogación, un cambio de sistema… y un lío con las nóminas

Una empresa absorbió a trabajadores de otras compañías y cambió su sistema de gestión de nóminas. Resultado: a varios empleados se les pagó más de lo que correspondía, especialmente por un cruce entre pagas extras prorrateadas y no prorrateadas.

La empresa se dio cuenta del fallo y avisó que descontaría esos importes poco a poco en las siguientes nóminas. Pero los sindicatos se plantaron: acudieron a los tribunales alegando que esos descuentos eran ilegales.

Sin embargo, el Supremo les dio la razón a las empresas. Eso sí, con condiciones.

¿Cuándo puedes descontar un pago indebido de la nómina?

Según el Tribunal Supremo, solo puedes hacer esa “compensación” si se dan estas cuatro condiciones:

1. La deuda está clara y cuantificada (líquida).
2. Ya ha vencido el derecho a reclamarla (vencida).
3. Se puede exigir legalmente (exigible).
4. No hay una disputa razonable sobre si ese dinero se debe o no (sin controversia).

Es decir: si te has equivocado y tanto tú como el trabajador estáis de acuerdo en que se pagó de más, sí puedes recuperar ese dinero descontándolo de su salario.

¿Y si el trabajador no está de acuerdo?

Aquí viene el matiz clave: si el empleado plantea dudas razonables sobre el motivo o la cantidad del pago indebido, ya no puedes hacer el descuento sin más. Tendrás que ir a juicio y que sea un juez quien lo decida.

Y si el conflicto es colectivo, como en este caso que llevaron los sindicatos, solo se permite la compensación si no hay una base jurídica fuerte para oponerse.

Preguntas frecuentes que suelen surgir

¿Puedo descontar de la nómina sin avisar?

No. Siempre hay que comunicarlo por escrito y con antelación.

¿Y si el trabajador ya no está en la empresa?

Tendrás que reclamar la deuda como cualquier otra, incluso por vía judicial si no hay acuerdo.

¿Qué pasa si cometí el error hace meses?

Mientras la deuda esté clara y no haya prescrito (el plazo depende del caso), puedes reclamarla.

¿Se puede hacer el descuento en varios meses?

Sí, de hecho es lo más recomendable para no generar un impacto económico fuerte en el trabajador.

Equivocarse es humano, y más en un mundo laboral tan complejo como el actual. Lo importante es saber cómo actuar ante un error de pago en nómina: comunicar, documentar y respetar los derechos del trabajador. La sentencia del Supremo da cierto margen a las empresas, pero siempre con cabeza y dentro del marco legal.

¿Tienes dudas sobre cómo aplicar esto en tu empresa? Nuestra asesoría laboral puede ayudarte a gestionarlo de forma segura y transparente.