Jornada laboral y control horario: guía práctica con las claves oficiales que debes conocer

Aunque han pasado varios años desde que entró en vigor la obligación de registrar la jornada laboral, muchas empresas y profesionales siguen teniendo dudas. ¿Cómo debe hacerse? ¿A quién se aplica exactamente? ¿Qué ocurre si se trabaja en remoto o con horario flexible?

Para resolver estas cuestiones, la Dirección General de Trabajo ha publicado una guía oficial. No es jurídicamente vinculante, pero sí ofrece criterios claros y actualizados sobre cómo aplicar correctamente esta norma. En esta guía resumimos lo más importante, explicado de forma práctica y directa.

1. ¿Quién está obligado a registrar la jornada?

Todas las empresas que cuenten con trabajadores por cuenta ajena deben llevar un control diario de la jornada laboral. No importa:

• El tipo de jornada (completa o parcial),
• La modalidad de trabajo (presencial, remoto, híbrido o en movilidad),
• El sector de actividad o convenio colectivo.

La obligación recae sobre la empresa, no sobre el trabajador.

2. ¿Existen excepciones?

Sí, aunque son limitadas:

• Altos directivos, amparados por el artículo 2.1.a del Estatuto de los Trabajadores.
• Trabajadores autónomos o freelance, aunque trabajen para una empresa cliente.
• Trabajadores con normativa sectorial específica, como el transporte terrestre o el trabajo marítimo. En estos casos, hay que consultar la regulación concreta.

3. ¿Qué ocurre con trabajadores en regímenes especiales?

Dependerá de cada caso. Por ejemplo:

• En cooperativas, debe revisarse la legislación autonómica y los estatutos internos.
• Si existe una relación laboral en los términos del Estatuto de los Trabajadores, en principio sí debe aplicarse el control horario.

4. ¿Qué debe reflejar el registro?

El inicio y fin de la jornada diaria de cada trabajador, con la hora concreta de entrada y salida. No es válido indicar solo el total de horas trabajadas o anotar un horario genérico.

5. ¿Es obligatorio registrar las pausas?

No, pero sí recomendable. Incluir pausas ayuda a justificar interrupciones o jornadas parciales, especialmente si forman parte del tiempo efectivo de trabajo.

Si no se registran, la Inspección puede considerar que todo el tiempo entre entrada y salida fue tiempo trabajado.

6. ¿Debe reflejarse el tiempo de trabajo efectivo?

No se exige directamente, pero sí debe poder inferirse. Si se incluyen tiempos de descanso o interrupciones, deben poder justificarse con el registro.

7. ¿Se puede usar un modelo genérico o predefinido?

No es recomendable. El registro debe hacerse día a día, con datos reales. Usar plantillas estándar, sin marcar la hora concreta, puede considerarse incumplimiento salvo coincidencia exacta con el horario pactado.

8. ¿Qué ocurre si hay horario flexible?

La jornada debe registrarse igualmente. Que el trabajador elija cuándo empieza y termina no elimina la obligación de registrar. Solo varía el patrón, pero no la exigencia legal.

9. ¿Sirve una hoja firmada a mano?

Sí, si recoge hora de inicio y fin diaria y se firma ese mismo día. No valen firmas semanales o mensuales.

10. ¿Existe un formato oficial?

No. El Ministerio no ha establecido un modelo único. Cada empresa puede elegir su sistema, siempre que sea:

• Objetivo
• Fiable
• Accesible para trabajadores, representantes y autoridades.

11. ¿Se puede hacer manualmente?

Sí, pero es más vulnerable a errores o manipulaciones. Los sistemas digitales (apps, tarjetas, huella digital) ofrecen más seguridad jurídica y trazabilidad.

12. ¿Qué herramientas digitales son válidas?

Cualquier sistema que impida alteraciones y que registre de forma automática es válido: aplicaciones móviles, tarjetas de acceso, plataformas web…

Lo importante es que permita consultar el historial y no pueda modificarse sin dejar rastro.

13. ¿Quién debe conservar los registros?

La empresa es responsable de su custodia durante al menos cuatro años. Deben estar disponibles en todo momento para:

• La Inspección de Trabajo,
• El propio trabajador (solo sus datos),
• Representantes legales (acceso al resumen colectivo, salvo acuerdo distinto).

14. ¿Dónde se deben guardar?

En el centro de trabajo o en un soporte digital accesible desde él. No se exige archivado físico, pero sí acceso inmediato en caso de requerimiento.

15. ¿Es obligatorio entregar copia diaria al trabajador?

No, salvo que lo diga el convenio colectivo o se haya pactado expresamente. Aun así, el trabajador puede solicitar acceso a sus propios registros cuando lo desee.

16. ¿Cómo registrar la jornada en movilidad o teletrabajo?

Con herramientas adaptadas: apps móviles, autodeclaraciones verificables, accesos remotos… Lo esencial es que el sistema funcione sin importar desde dónde se trabaje.

17. ¿Qué pasa con las guardias o disponibilidad?

• El tiempo efectivo de trabajo sí debe registrarse.
• Los tiempos de disponibilidad pasiva (por ejemplo, guardias sin intervención) pueden quedar fuera del registro, salvo pacto o normativa que indique lo contrario.

18. ¿Qué hacer si el trabajador se niega a fichar?

La empresa debe informar sobre la obligatoriedad y documentar su actuación. La negativa injustificada puede derivar en una sanción disciplinaria.

19. ¿Qué ocurre si no hay acuerdo con los representantes?

El sistema debe implantarse igualmente. La falta de acuerdo no exime de la obligación. En estos casos, conviene dejar constancia del intento de negociación.

20. ¿Puede intervenir la Inspección de Trabajo?

Sí, y lo hace activamente. Las sanciones por incumplimiento pueden alcanzar los 7.500 euros por centro de trabajo, incluso si no se han realizado horas extraordinarias.

21. ¿Qué ocurre si el registro es genérico o incompleto?

Se considera incumplimiento formal, sancionable. No registrar correctamente es una infracción grave, aunque el trabajador no haya trabajado más de lo pactado.

22. ¿Cómo saber si el sistema es adecuado?

Debes asegurarte de que:

• Refleja la jornada real
• Está disponible para consulta inmediata
• No puede manipularse sin dejar huella

Si hay dudas, lo mejor es realizar una auditoría interna del sistema de control horario.

El registro diario de jornada no es un formalismo: es una obligación legal con consecuencias importantes si no se cumple correctamente. Contar con un sistema adecuado protege tanto a la empresa como a los trabajadores y evita conflictos o sanciones.

¿Tienes dudas sobre cómo implementar o revisar tu sistema de control horario? Ponte en contacto con nuestro despacho profesional. Te ayudamos a cumplir la normativa sin complicaciones.